系統(tǒng)由人事部門管理，應(yīng)按照機(jī)關(guān)檔案管理要求，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對廳內(nèi)部文件進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案流水化管理。主要功能應(yīng)包括但不限于檔案受理登記、檔案調(diào)閱管理、檔案資料銷毀、檔案統(tǒng)計(jì)、審批管理、檔案日常維護(hù)管理、檔案年度考核管理等。系統(tǒng)包括但不限于以下功能，投標(biāo)人應(yīng)對以上分別進(jìn)行設(shè)計(jì)。
1、檔案受理登記
系統(tǒng)支持對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的電子掃描錄入及人工手動(dòng)補(bǔ)充信息錄入。檔案管理人員根據(jù)檔案信息進(jìn)行相關(guān)信息的電子掃描錄入，同時(shí)系統(tǒng)支持對信息錄入的補(bǔ)充修正，由管理員進(jìn)行檔案錄入的初稿審核并提交責(zé)任處室進(jìn)行定稿審定。系統(tǒng)應(yīng)能記錄紙質(zhì)文件保存位置、調(diào)閱狀態(tài)等內(nèi)容，便于對錄入的檔案進(jìn)行全生命周期的跟蹤
2、檔案調(diào)閱管理
系統(tǒng)支持多樣化的查詢方式來對檔案資料進(jìn)行借閱，同時(shí)提供電子檔案調(diào)閱權(quán)限控制、電子檔案調(diào)閱審批、電子檔案調(diào)閱歸還、電子檔案調(diào)閱下載、紙質(zhì)檔案調(diào)閱等功能。
3、檔案資料銷毀
系統(tǒng)可根據(jù)文檔資料存放年限設(shè)置，自動(dòng)生成待銷毀文檔清單，提示檔案管理員銷毀操作。應(yīng)提供銷毀造冊、銷毀鑒定、檔案銷毀、銷毀清冊登記等功能。
4、檔案統(tǒng)計(jì)
系統(tǒng)應(yīng)包括檔案分類統(tǒng)計(jì)、部門檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用統(tǒng)計(jì)等多維度統(tǒng)計(jì)功能，并根據(jù)需求提供各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，支持線形圖、餅狀圖等形式，
5、審批管理
系統(tǒng)應(yīng)包括交接審批、借閱審批等功能。支持自定義方式進(jìn)行審批流程管理，同時(shí)審批事項(xiàng)、審批節(jié)點(diǎn)、審批人等內(nèi)容均支持自定義設(shè)置，
6、檔案日常維護(hù)管理
系統(tǒng)需實(shí)現(xiàn)檔案日常維護(hù)管理，包括紙質(zhì)文檔的收集、整理、錄入，責(zé)任處室進(jìn)行審核。
7、檔案年度考核管理
系統(tǒng)支持根據(jù)年度考核指標(biāo)的設(shè)置生成各責(zé)任處室檔案管理工作的指標(biāo)分值與對應(yīng)考核內(nèi)容，支持手動(dòng)調(diào)整。系統(tǒng)可結(jié)合指標(biāo)自動(dòng)抓取并統(tǒng)計(jì)任務(wù)完成情況，初步判定各責(zé)任處室得分，并定期提醒未達(dá)標(biāo)處室進(jìn)行工作完善。